Comment passer à l’inscription en ligne pour son association ?

Le numérique peut être perçu comme une montagne quand nous avons l’habitude de fonctionner au papier, avec des chèques ou des fichiers Excel transmis de main en main.

Un premier pas, à la fois simple et extrêmement porteur d’impact, consiste à proposer l’inscription et le paiement en ligne. 

Que ce soit pour collecter les cotisations de vos membres, gérer les inscriptions à différentes activités, vendre des billets de tombola ou encore collecter des dons : les bénéfices de l’inscription et du paiement en ligne sont immédiats pour votre organisation.

En adoptant un lien d'inscription en ligne unique, vous basculez vers une gestion beaucoup plus simple, centralisée et sécurisée. Les informations et les règlements sont automatiquement synchronisés au même endroit : c’est la fin de la double saisie et des pointages manuels fastidieux. En laissant vos membres saisir et mettre à jour leurs propres informations, vous vous assurez de disposer d’une base de données fiable et vivante au fil du temps.

C’est une expérience fluide pour votre communauté et, pour vous, un gain de temps précieux sur les tâches administratives pour vous recentrer sur ce qui compte vraiment : vos projets associatifs !

Dans cet article, nous allons nous concentrer sur un des usages les plus courants : la gestion des adhésions. Si vous fonctionnez encore avec des bulletins papier, des formulaires PDF à remplir ou des paiements en espèces, ce guide est votre feuille de route

Ils l’ont fait et ils témoignent !

Voici quelques retours d'expérience inspirants :

• Sport Action Jeunesse : « Dès la première utilisation, 90 % de nos adhérents ont adopté le paiement en ligne. Pour nous, c’est une gestion financière radicalement simplifiée et plus fluide. »
• La Bulle Rose : « Le paiement en ligne, c’est un gain de temps précieux… qui nous permet de créer plus de proximité avec les familles. »
• Noblat Running Évasion : « C’est un outil facilitateur pour la gestion de notre évènement sportif avec un site web pour communiquer en plus de nos réseaux sociaux traditionnels. »
• Fédération Leucémie Espoir : « Avant, les chèques arrivaient au siège, puis il fallait les transmettre, les déposer à la banque… c’était des jours de traitement. Aujourd’hui, tout est automatique ! »
• Association culturelle Rézo'Fêt'Art : « Yapla nous a permis d'économiser entre 100 et 200 heures de travail administratif. Ce temps gagné est aussi une victoire pour nos adhérents, pour qui tout est devenu plus fluide. »

 

1. Préparez le "terrain" : regroupez vos contacts

L'objectif de cette première étape est simple : mettre de l'ordre dans vos contacts pour obtenir une liste unique, propre et prête à l'emploi.

Que les informations sur vos membres soient dispersées sur plusieurs supports, regroupées dans un fichier qui mérite un petit rafraîchissement, ou même déjà parfaitement tenues sur un Excel (bravo à vous !), cette étape est le socle qui va tout simplifier pour la suite ! 

• Rassemblez tous vos contacts : Allez chercher les noms et emails dans vos carnets, vos fichiers Excel et vos archives papier.
• Préparez votre fichier "central" : Utilisez un tableur (Excel ou Google Sheets) avec des colonnes claires : Nom, Prénom, Email, Date de naissance, et Date de fin d'adhésion.
• Le grand nettoyage : Supprimez les doublons. Une base de données saine est le secret d'une communication réussie. Vous pouvez utiliser n'importe quel fichier, y compris un export provenant d'un autre logiciel de gestion, ou utiliser ce modèle
• Profitez-en pour repérer ce qui vous manque aujourd’hui : quelles infos vous aideraient à mieux engager vos membres et donateurs demain ?

Le conseil d'expert : commencez simple avec les infos indispensables… mais gardez en tête 2 ou 3 infos “bonus” que vous aimeriez collecter à l’avenir (ex : anniversaire, renouvellement) pour pouvoir automatiser et personnaliser votre communication. Par exemple, avec la date d’anniversaire, vous pouvez automatiser un email sympa de “Joyeux anniversaire” à vos donateurs, vous créez du lien même hors période de collecte !

[Télécharger notre Modèle Excel de Base Membre] : Une structure propre pour copier/coller vos contacts sans erreur.

 

2. Lancez et partagez votre page d’adhésion en ligne

C’est ici que la magie opère et que que vous allez ressentir un vrai soulagement !

Votre formulaire en ligne agit comme un véritable bénévole numérique qui assurerait une permanence 24h/24 pour votre association. Imaginez : ce « bénévole » accueille vos adhérents, recueille leurs informations et gère les paiements à votre place.

La mécanique est très simple : Dès qu'un adhérent valide son inscription en ligne, ses informations sont automatiquement enregistrées dans votre liste de membres centralisée. Il reçoit automatiquement un mail de confirmation d’inscription avec sa facture (et son reçu fiscal au besoin) et vous êtes averti également si vous le souhaitez. 

Plus besoin de déchiffrer des écritures manuscrites ou de passer des soirées à recopier des données dans un Excel : votre liste de membres s'auto-alimente en temps réel. Tout est déjà rangé, sécurisé et à jour ! 

Comment s'y prendre concrètement ?

Solène, chargée marketing