Organiser des Olympiades d'entreprise avec Yapla, le cas de l'ANSCAM

Le Crédit Agricole gère les plus importantes olympiades d'entreprise d'Europe avec Yapla

L’Association Nationale des Sports du Crédit Agricole Mutuel (ANSCAM) est une structure qui fédère toutes les personnes sportives du Groupe Crédit Agricole pour développer une image dynamique à travers le sport en l'entreprise. 

À la veille des Jeux Olympiques de Paris 2024, l’ANSCAM prépare sa prochaine édition des Journées Omnisport du Crédit Agricole (JOCA), 1er événement sportif européen en entreprise. 

À cette occasion, Jean-Pierre, Président de l’association, s’est tourné vers Yapla, la plateforme tout-en-un des associations, partenaire du Crédit Agricole, dans l’objectif d’offrir des services innovants à la hauteur des événements et de sa communauté (CSE et pratiquants sportifs).

 

Défis d’une structure fédérative sportive nationale

Gérer des adhésions d’entités morales et physiques à la fois dans son système de gestion

En tant que structure fédérative nationale, l'ANSCAM encadre des adhésions de personnes morales (CSE, clubs sportifs, autres associations). Ces entités affiliées gèrent elles-mêmes les adhésions des pratiquants sportifs licenciés. 

L’association et les organisations affiliées connaissent beaucoup de turnover de personnel. Pour assurer une bonne coordination et une continuité dans la transmission des informations, il est important que les données circulent bien entre les différentes entités (comme par exemple le nombre de pratiquants par discipline sportive). 

En ce sens, le premier défi de l’ANSCAM est de disposer d’un système de gestion adapté et d’une base de données centralisée toujours à jour concernant les organisations adhérentes (CSE et associations sportives) et leurs activités (nombre de licenciés par exemple). 

Par ailleurs, si le prix des adhésions des personnes physiques licenciées est fixe, la cotisation des CSE est particulière et implique un peu de complexité en matière de gestion. En effet, le prix d’adhésion des CSE est composé d’une part fixe et d’une part variable qui dépend du nombre d’employés crédit agricole de ce CSE. 

 

Permettre à chaque responsable national d’avoir un meilleur aperçu de l’état de sa discipline

L’ANSCAM encadre plus de 24 disciplines sportives différentes qui sont pratiquées sur tout le territoire français par différentes associations affiliées. Pour faciliter l'organisation et la coordination de ces différents sports, chaque discipline est gérée par un responsable national dédié. 

Ces responsables nationaux ont besoin d’avoir accès à la base de données centralisée afin d’avoir un aperçu clair de l’état de leur discipline en matière d’inscriptions, de renouvellements, de paiements, etc. 

Toutefois, par mesure de sécurité, il est important de pouvoir contrôler les accès à cette base de données. Par exemple, le responsable national de Rugby n'a pas à avoir accès aux données relatives aux pratiquants de Natation. C’est pourquoi, L’ANSCAM a besoin d’une base de données centralisée, sécurisée et qui puisse permettre de gérer des accès en fonction de profil d’utilisateur.

 

Peu de ressources humaines pour tout piloter

Le conseil d’administration de l’ANSCAM est composé d’une équipe de 10 personnes, en synergie elles pilotent les : 

• 45 CSE affiliés 
• +24 disciplines sportives et autant de championnats nationaux
• 4000 participants aux Journées Omnisport du Crédit Agricole
• Nombreux licenciés et championnats sportifs
• Et toutes les activités administratives liées à ces activités ! 

Cela implique un certain volume de dossiers et d’inscription à traiter, tant pour l’ANSCAM que pour les CSE et autres associations affiliées. 

Par exemple, il faut s’assurer que toutes les organisations affiliées et les pratiquants sportifs possèdent bien une adhésion et un certificat médical en cours de validité. Dans le cas contraire, il faut pouvoir relancer facilement et de façon efficace les membres dont l’adhésion est arrivée à échéance et contrôler le certificat médical.

C’est pourquoi, un défi majeur de l’ANSCAM et des équipes est d’assurer le bon suivi du volume important de dossiers tout en accordant toujours plus de temps et d’énergie à l’amélioration des services pour la communauté.

 

La réponse de Yapla : un système de gestion centralisé et adapté aux fédérations sportives

Développer un nouveau site vitrine intégré au système de gestion

Dans ce bel élan de transition numérique, l’ANSCAM a profité de l’expertise et du CMS intégré (Content Management System) de Yapla pour développer un tout nouveau site web afin de proposer un contenu stratégique, plus épuré, plus simple à consulter en un coup d'œil.

L’avantage de ce système, c’est qu’il communique avec les fonctionnalités d’inscriptions de Yapla. La communauté de l’ANSCAM peut donc adhérer, s'inscrire aux évènements et se connecter à son espace membre depuis le site web.

Mais surtout, l’équipe de l’ANSCAM est autonome pour enrichir, mettre à jour et faire vivre ce tout nouveau site internet ! 

 

Générer et envoyer les licences ANSCAM de manière automatisée

L’ANSCAM édite à chaque adhérent une licence ANSCAM afin d’être couvert pendant leur pratique sportive. 

Compte tenu du nombre important de licenciés (3 500 lorsqu’il s’agit d’une année avec JOCA), pour gagner du temps et éviter les éventuelles erreurs, l’ANSCAM profite de la puissance de Yapla pour automatiser l’édition et l’envoi des licences.

 

Automatiser le travail de gestion des inscriptions pour gagner du temps

Yapla permet à l’ANSCAM et aux fédérations en général de gérer un volume important d’inscription et d’assurer un suivi efficace avec la mise en place un système d’inscription en ligne pour les cotisations et pour les billetteries d'événement. Les organisations bénéficient toutes dans le même temps d’une panoplie d’outils de gestion pour faciliter leur quotidien.

Le système d’inscription en ligne permet par exemple aux licenciés de joindre leur certificat médical. L’avantage pour les associations c’est qu’elles bénéficient d’un système de notification pour être tenue informée des nouvelles demandes d’adhésions afin de vérifier manuellement les certificats médicaux avant approbation de l’adhésion.

Plus spécifique encore, Yapla permet à l’ANSCAM de gérer de façon dynamique le prix des adhésions des CSE (qui dépend du nombre d’employés) sur la page d’inscription : 
 

 

En résumé, si ce système d’inscription est plus performant pour les gestionnaires de l’ANSCAM et des associations, il permet aussi d’améliorer significativement l'expérience des membres.

D’ailleurs, la validation de l’inscription d’un licencié permet aux associations de délivrer le Pass’Sport aux licenciés. Il s’agit du document qui permet aux sportifs d’être couverts pendant leur pratique sportive. Avec Yapla, nous avons automatisé ce processus pour faire gagner encore plus de temps aux équipes !

 

Créer la transparence et optimiser les processus des équipes avec un espace de travail unique

L’un des grands défis de l’ANSCAM est d’assurer que les équipes de la structure fédérative et les responsables des organisations adhérentes restent alignées. L’avantage de Yapla est son côté collaboratif et multi-administrateur. 

Concrètement, grâce à la fonctionnalité Groupe dans Yapla, chaque organisation affiliée à l’ANSCAM a son propre espace sur Yapla et dispose des différents outils de gestion. Le tout étant connecté et centralisé avec l’espace de l’ANSCAM.

Ainsi, l’ANSCAM en tant que structure mère, peut accéder en temps réel aux données relatives aux activités de ses adhérents (comme le nombre de pratiquants sportifs licenciés). C’est aussi ce qui permet aux responsables nationaux (des disciplines sportives) et aux administrateurs de chaque entité affiliée d’accéder aux différentes données qui les concernent. 

Cette même fonctionnalité de groupe permet à l’ANSCAM et à ses organisations affiliées de réaliser des ciblages d’audience précis dans le cadre de leur stratégie de communication sur Yapla. Par exemple, chaque discipline sportive correspond à une audience cible avec qui les organisations vont pouvoir communiquer de façon ciblée.

 

Un projet sur-mesure développé avec l’accompagnement des experts de Yapla

Pour apporter une réponse optimale aux besoins de l’ANSCAM, l’équipe des services professionnels de Yapla s’est mobilisée et a mis à profit ses différentes expertises et corps de métiers en synergie : 

• Amal, la cheffe de projet pour accompagner, former l’ANSCAM à Yapla et faire le pont entre les différents experts Yapla
• Adrien et Théo, pour analyser et décortiquer les besoins précis de l’organisation
• Viviane, pour tous les aspects design (site web et newsletters)
• Mélissa, pour l’intégration du site web

 

Résultats observés par ANSCAM suite au déploiement de Yapla

"Grâce à la richesse de nos échanges et à la capacité des équipes de Yapla d’adapter son système à nos particularités, que nous pouvons aujourd’hui disposer d’un outil totalement intégré et performant." Jean-Pierre LE GUYASTRENNEC,  Président de l’ANSCAM

• Un système de gestion tout-en-un fédératif clé en main
• Une plateforme unique où les organisations affiliées peuvent gérer l’intégralité de leur activité
• Une collaboration facile avec les entités : chaque administrateur est autonome sur son outil
• Un gain de temps important qui permet de concentrer sur l’essentiel et développer les activités
• Une communication efficace grâce aux outils d’emailing et au nouveau site internet qui est facile d’enrichir et de faire vivre en toute autonomie