Rentrée associative 2025 : 5 actions simples et rapides pour bien démarrer

Que vous gériez encore tout à la main ou sur Excel, il existe des actions simples pour gagner du temps, éviter les erreurs et vous concentrer sur ce qui compte vraiment. 

On vous a préparé 5 actions rapides, faciles à mettre en place, pour démarrer la rentrée 2025 du bon pied… et garder le rythme toute l’année.

1. Dématérialiser votre bulletin d’adhésion

Reproduisez simplement votre formulaire d'adhésion papier ou PDF… en ligne. En quelques clics, vous pouvez :

• Mettez en ligne votre page d’adhésion en ligne
• Proposer des paiements flexibles (carte bancaire en une seule ou plusieurs fois, espèce, virement, chèque…)
• Centraliser automatiquement toutes les infos dans votre base de données
• Envoyer sans effort les confirmations, reçus fiscaux, factures ou relances

Astuce bonus (à faire maintenant si vous avez le temps, ou plus tard) :  Profitez de la rentrée pour vérifier que vos tarifs sont :

• Clairs : chaque adhérent comprend ce qu’il paie
• À jour : vous les adaptez si nécessaire aux coûts actuels
• Adaptés : vous proposez des formules pour différents publics (enfants, familles, bénévoles)

Créer ma page d'adhésion maintenant

>  Guide pour dématérialiser votre bulletin d'adhésion

2. Digitaliser les inscriptions à vos activités de rentrée

Que ce soit pour des portes ouvertes, cours d’essai ou ateliers, l’inscription en ligne facilite la vie de vos participants… et la vôtre.

Vous pouvez :

• Publiez une page d’inscription unique pour chacun de vos évènements / activités 
• Ou rassembler toutes vos activités sur une page dédiée  pour mieux valoriser votre programme et créer plus d'engagement dés la rentrée !

Créer ma page d’activité en ligne

3. Faire le ménage dans votre base de membres

Avant de diffuser vos nouvelles pages, assurez-vous que votre base est à jour pour éviter les doublons et les erreurs.

Si vous utilisez (encore) Excel…

• Supprimez les doublons (fonction “Supprimer les doublons”)
• Corrigez les adresses email erronées (@gmial → @gmail)
• Vérifiez les dates et statuts d’adhésion → archivez les inactifs depuis plus de 2 ans
• Importez vos données dans Yapla pour automatiser mises à jour et relances

Si vous utilisez déjà un outil comme Yapla…

Bonne nouvelle : votre base est normalement déjà à jour ! Si vous avez quelques minutes, faites un petit check rapide pour vous assurer que tout est en ordre, puis profitez-en pour aller plus loin : 

• Contrôlez que les champs clés sont remplis (profil, date de naissance, statut, etc.)
• Personnalisez votre vue pour afficher les infos les plus utiles (ex : type d’adhésion, numéro de téléphone)
• Créez des segments : adhérents actifs depuis +12 mois, anciens bénévoles à recontacter, etc.

Créer ma base de membres

>  Guide pour importer et mettre à jour ses membres avec l'assistant d'import

4. Programmer des messages automatiques pour gagner du temps

Gagnez du temps tout en renforçant le lien avec vos membres :

• Messages de bienvenue et confirmation
• Rappels de renouvellement d'adhésion
• Envoi automatique de documents (reçus fiscaux, factures, carte de membre…)

Programmer des messages automatiques

> Guide pour créer des communications automatisées

5. Informer votre communauté avec une newsletter spéciale rentrée

Maintenant que vous avez votre page d’adhésion et à vos activités de rentrée ainsi que votre base de contacts à jour, il ne reste plus qu’à diffuser l’information !

Avec Yapla, vous disposez d’un modèle de newsletter prêt à l’emploi qui :

• S’adapte automatiquement à vos couleurs
• Est déjà relié à vos contacts importés et synchronisés
• Vous fait gagner un temps précieux à la mise en page

En quelques minutes, votre newsletter est prête à partir : programme, horaires, nouveautés… et tout le monde reçoit la bonne info au bon moment.

Créer ma newsletter de rentrée

> Guide pour déployer votre newsletter

Maximisez la portée de vos inscriptions et adhésions en partageant vos pages sur vos réseaux sociaux ou encore dans vos groupes WhatsApp, Messenger, etc. 

Vous disposez d’un site vitrine ? Vous pouvez intégrer vos pages d’inscription Yapla pour rendre l’expérience encore plus fluide pour vos visiteurs (à faire si vous avez le temps maintenant… ou à planifier plus tard) :

• Ajouter un bouton ou un lien direct (url) vers vos mono-pages
• Intégrer vos mono-pages directement dans vos pages existantes grâce à l’iframe Yapla
• Créer un site en sous-domaine sur Yapla en mode portail transactionnel pour rassembler toutes vos pages de paiements et offrir un espace membre avec connexion sécurisée

Pourquoi Yapla et pas un autre outil ?

Avec Yapla, vous pouvez : 

• Encaisser vos paiements en ligne (adhésions, billetterie d’événements, dons…)
• Automatiser tout ce qui suit chaque paiement :
  • Ajout des informations dans votre base de données
  • Envoi automatique d’emails de confirmation, reçus fiscaux, factures, relances
  • Mise à jour automatique de la comptabilité
• Et vous pouvez aller plus loin : créer votre site web, envoyer des newsletters, proposer un espace connecté pour vos membres… et bien plus encore !

Bref, tout est pensé pour vous faire gagner du temps et professionnaliser votre gestion.

Bonne nouvelle : vous pouvez commencer très simple et ajouter des fonctionnalités au fur et à mesure, selon votre temps et vos priorités. Ou bien, vous lancer rapidement et obtenir une solution complète et professionnelle.

Comment se lancer avec Yapla ?

Lancez-vous à votre rythme… ou avec nos experts : c'est vous qui choisissez !

Option 1 : En autonomie (gratuitement)

1. Créez un compte gratuit (ou connectez-vous)
2. Importez vos membres et contacts
3. Créez votre page d’adhésion avec tarifs, formulaires et documents si besoin
4. Partagez votre page sur vos réseaux, par newsletter ou via messagerie

️ De nombreuses ressources sont à votre disposition :

• Yapla AI, l’assistant intégré à la plateforme 
• Centre d’aide en ligne
• Support email : support@yapla.com
• Replay de notre webinaire : Bien préparer la rentrée de son association 2025 : conseils, astuces et outils

Option 2 : Avec l'aide de nos experts (services payants)

1. Propulse Asso, la solution clé en main pour piloter votre asso : Confiez la création de votre plateforme de gestion à nos experts. Gérez votre site web, vos membres, vos événements, vos dons et encaissez tous vos paiements depuis un système centralisé, prêt en seulement 10 jours.

2. Aide d'un expert à l'heure : Réservez du temps (banque d'heure) avec un expert Yapla pour une assistance ponctuelle personnalisée, une formation ou une optimisation de compte en fonction de vos enjeux du moment

3. Services professionnels : Réalisez des projets numériques plus importants comme la refonte d'un site web ou la planification de votre stratégie digitale, nous construirons ensemble un plan d'action clair

En appliquant ces 5 actions, vous mettez toutes les chances de votre côté pour une rentrée fluide, organisée et motivante.

Avec Yapla, vous choisissez votre rythme : un démarrage simple en autonomie ou un déploiement rapide et complet avec nos experts !

Dans tous les cas, chaque minute gagnée sur l’administratif, c’est plus de temps pour votre mission associative !

Solène, chargée marketing