Comment un réseau régional de santé anime 455 professionnels avec Yapla

EndoRef Pays de la Loire est un réseau régional de professionnels de santé, soutenu par l'Agence Régionale de Santé des Pays de la Loire, mobilisé autour de la prise en charge de l'endométriose. En quelques mois, le réseau est passé d'une quarantaine de membres gérés sur un fichier Excel à plus de 455 professionnels structurés dans Yapla, répartis en 10 collèges métiers.

Résultat :

• Des adhésions et des communications centralisées
• Une équipe de coordination qui garde la main sur un réseau complexe
• Un annuaire en ligne alimenté en quelques clics

Le projet : structurer un réseau de santé en pleine croissance

EndoRef Pays de la Loire n'est pas une association d'adhérents classique. C'est une filière de soins : un réseau pluridisciplinaire qui réunit gynécologues, chirurgiens, sages-femmes, médecins généralistes, radiologues, algologues, mais aussi kinésithérapeutes, ostéopathes, psychologues et diététiciens.

Sa mission : faire connaître la maladie, diffuser une information validée scientifiquement et référencer les professionnels compétents dans un annuaire en ligne, pour aider les patientes et les professionnels de santé à trouver le bon interlocuteur.

Au quotidien, la coordination est assurée par Sonia Viel, coordinatrice adjointe, en appui de Géraldine Gallot. « Notre but, c'est de communiquer autour de la maladie et de mettre en place un annuaire des professionnels de santé sur notre site », résume Sonia.

Une mission claire, servie par une organisation aux nombreuses spécificités : 10 collèges par profession, des spécificités propres à chacun, et même des organisations entières, établissements de santé, associations de patientes, à rattacher au réseau.

Le défi : Excel a atteint ses limites

« On était à l'ancienne, avec un bon fichier Excel », raconte Sonia. Un outil puissant, mais « très piégeux » : un mauvais tri, un mauvais filtre, et toute la gestion se complique. Surtout, le réseau a explosé : parti d'une quarantaine d'adhérents, il a été multiplié par dix en un an.

« On a fait x10 en un an, et on s'est dit que ça allait devenir très compliqué en termes de gestion. »
Sonia Viel, coordinatrice adjointe, EndoRef Pays de la Loire

Le besoin était clair : professionnaliser la gestion des membres et la communication, et se doter d'un outil capable de gérer la complexité réelle des profils, un même praticien pouvant exercer sur plusieurs lieux, avec des actes différents à chaque adresse. Un casse-tête difficile à tenir dans un tableur.

Après de nombreux tests, les critères qui ont fait la différence

C'est par sa banque, le Crédit Agricole, qu'EndoRef Pays de la Loire découvre Yapla. Sonia teste alors de nombreux outils.

Ce qui fait pencher la balance :

• La simplicité de paramétrage.
• La capacité à s'adapter à une organisation atypique.
• La conformité RGPD, critique dans le secteur médical : « J'ai beaucoup creusé la partie RGPD quand j'ai testé tous les logiciels. On a retrouvé toutes les informations nécessaires sur votre site, ça nous a rassurés. »
• L'accompagnement humain et les nombreuses ressources à disposition dont les webinaires et l'aide en ligne. « On n'a pas l'impression d'être seul face à un outil. »

Le choix de Propulse Asso : le besoin d'être conseillé pour partir du bon pied

Face à la complexité de départ, EndoRef Pays de la Loire choisit l'offre Propulse Asso pour sécuriser le paramétrage initial.

« On ne voulait pas se lancer dans un paramétrage qui aurait rendu les choses plus complexes ensuite. On voulait partir au plus juste, du premier coup », explique Sonia, d'autant que les adhérents, issus du secteur médical, ont peu de temps à consacrer aux démarches. Le seul frein a été financier : financée par des fonds publics, l'association doit rester vigilante sur ses dépenses. Après un passage en bureau, le projet est validé. « Pour le reste, ça a été très rapide. »

« Théo a été extraordinaire. Avec son expertise et sa connaissance d'un nombre important d'associations, il a tout de suite compris comment nous fonctionnons, ce qui n'était pas évident vu notre complexité, et il a réussi à mettre en place un outil vraiment adapté à nos besoins. »
Sonia Viel, coordinatrice adjointe, EndoRef Pays de la Loire

La mise en place : la gestion des membres au cœur du projet

Le gros chantier a porté sur la gestion des membres : configuration des types d'adhésion, formulaires sur mesure anticipant toutes les informations à collecter, puis le volet événements. La comptabilité, déjà gérée par un expert-comptable, et les adhésions étant gratuites, n'ont pas eu à être dupliquées.

La modularité de la plateforme s'est révélée décisive pour un réseau encore en construction. « Ce matin encore, j'ai changé le formulaire type d'un adhérent. Ça se fait tellement facilement », témoigne Sonia.

Le réseau a aussi pu modéliser une subtilité propre à son fonctionnement : rattacher des membres à des organisations, pour gérer les collèges représentant des établissements et des associations de patientes.

Côté site, l'intégration avec le WordPress existant a été immédiate : les URL d'adhésion, d'inscription à la newsletter et de l'espace membre ont été insérées directement dans le site. « D'une simplicité incroyable. »

Les résultats : le requêtage, un gain de temps « phénoménal »

Le bénéfice le plus marquant pour EndoRef Pays de la Loire ? La capacité à extraire exactement les bonnes données.

Pour alimenter son annuaire, Sonia devait extraire uniquement les professionnels au dossier complet, dans un format prêt à transmettre.

EndoRef Pays de la Loire affiche son annuaire dans un outil web qui était déjà en place avant Yapla ; la plateforme intervient ici via son système d'export et de requêtage pour le nourrir avec les bonnes données. Une opération tout simplement impossible sous Excel, compte tenu des profils multi-sites et multi-actes.

« On a la possibilité de paramétrer le type de requête que l'on souhaite, et pour moi ça a été un gain de temps phénoménal. Cette agilité de l'outil permet vraiment de coller à notre besoin. »
Sonia Viel, coordinatrice adjointe, EndoRef Pays de la Loire

Au-delà de l'annuaire, le gain de temps se prolongera dans les campagnes de renouvellement d'adhésions et l'emailing automatisé, paramétrables selon l'étape d'adhésion de chaque membre.

EndoRef Pays de la Loire prépare déjà la suite :

• Ateliers pour les soins de support
• Course de sensibilisation grand public
• Groupes de travail

Autant d'événements dont les inscriptions pourront être gérées facilement dans Yapla.

Le mot de la fin de Sonia

« Je suis fan, vraiment. Ça répond à un vrai besoin et c'est un gain de temps extraordinaire dans le requêtage. Finalement, je m'amuse beaucoup avec votre outil : l'agilité, c'est vraiment votre force. »
Sonia Viel, coordinatrice adjointe, EndoRef Pays de la Loire

À propos d'EndoRef Pays de la Loire : réseau régional de coordination de la filière endométriose, soutenu par l'ARS. 

Solène, Responsable marketing de Yapla