Comment l’ARCES boost l’engagement de sa communauté avec Yapla

En résumé

• Secteur : Association professionnelle nationale (Communication et Enseignement Supérieur)
• Dimension : 140 organisations membres | 3 500 professionnels
• Contexte : Outils obsolètes qui limitaient la croissance
• Décision : Moderniser pour débloquer le potentiel
• Résultat : Membres x3 plus actifs | 10h/semaine libérées | Gestion 100% automatisée

« On sentait que l’association était en crise de puissance, les outils en place nous limitaient. Yapla a joué un rôle majeur pour nous permettre de renforcer notre impact sans exploser notre budget ni surcharger l'équipe. »

Vincent Montigny, Membre du conseil d’administration de L’ARCES

Pourquoi ce cas client peut vous inspirer

Si votre association se trouve dans ces situations :

• Gestion manuelle qui vous fait perdre un temps précieux
• Vous voulez grandir mais vos outils actuels ne suivent pas et vous ne savez pas par où commencer
• Vous hésitez à moderniser par peur de compliquer les choses
• Budget limité et vous ne pouvez pas vous permettre d'échec
• Équipe réduite qui doit tout gérer

...alors cette histoire vous montrera comment il est possible de moderniser en toute sécurité et progressivement.

L’ARCES, le réseau des professionnels de la communication, de l'enseignement supérieur et de la recherche

Depuis 1985, L’ARCES (Association des Responsables Communication de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche) fédère les communicants des universités, grandes écoles et centres de recherche français.

Leur triple mission : 

• Accompagner la réflexion stratégique dans un environnement complexe
• Développer l'expertise métier des équipes de communication
• Offrir un espace d'entraide et de partage d'expériences

Avec des formations pointues, des événements inspirants comme le Prix ESR, et un réseau social privé dédié, l'ARCES est devenu le hub incontournable pour les communicants de l'enseignement supérieur.

Leur communauté aujourd'hui :

• 140 établissements membres
• +3 500 contacts professionnels
• Des milliers de membres actifs sur leur réseau social privé

Les défis : Développer l'association sans augmenter les ressources

1. Des outils numériques qui bridaient la croissance

Malgré une culture digitale affirmée, l'ARCES faisait face à un écosystème technique fragmenté :

• Inscription, validation, paiement : tout passait par emails manuels et Excel
• Risques d'erreurs, doublons, données obsolètes
• Plusieurs heures sacrifiées chaque semaine sur l'administratif au détriment du terrain, de la stratégie et de la création de valeur pour les membres.

• Facturation à chaque envoi de newsletter
• Budget communication imprévisible
• Exports/imports Excel manuels pour mettre à jour la liste de diffusion

• Accès membres à donner manuellement après chaque inscription
• Gestion des accès manuelle : Activation individuelle après chaque adhésion, générant des micro-tâches répétitives sans valeur ajoutée.
• Expérience membre dégradée : Parcours utilisateur fragmenté et manque de fluidité dû à la multiplication des outils isolés.

2. Un réseau social puissant... mais gourmand en temps

L'ARCES avait développé son propre réseau social professionnel pour :

• Créer un lieu d'échange entre pairs
• Partager des offres d'emploi RH
• Capitaliser sur l'intelligence collective

Très apprécié par les membres, ce réseau était devenu un outil stratégique. Mais il posait un problème de taille : Chaque nouvel adhérent nécessitait une activation manuelle de son compte. Un processus répétitif qui mobilisait l'équipe sur des tâches chronophages.

« Ce réseau social demandait un travail considérable sans que les moyens et que les ressources internes suivent pour autant. La question de la modernisation de l'outil en ligne s'est posée courant 2010. »

3. Un écosystème en transformation accélérée

Les membres de l'ARCES naviguent dans un environnement complexe :

• Fusion des universités et recomposition territoriale
• Transition écologique et RSE
• Enjeux sociaux et inclusivité
• Attractivité et guerre des talents

Face à ces défis, la question cruciale qui se pose alors : « Comment servir mieux nos membres sans augmenter les coûts ou la charge de travail ? »

L'association devait renforcer son impact sans exploser son budget ni surcharger son équipe.

La solution : un écosystème centralisé adapté aux associations professionnelles 

Initialement contacté pour une simple refonte de site, Yapla a révélé un potentiel beaucoup plus large.

Convaincue par l'approche tout-en-un, l'équipe de l'ARCES a décidé d'aller plus loin et d'adopter progressivement l'ensemble de la plateforme : 

• Gestion des adhésions automatisée : Formulaires personnalisés, paiement en ligne, renouvellements automatiques
• Communications illimitées : Newsletters sans limite d'envoi, segmentation, analytics
• CRM centralisé : Une base de données unique avec +3 500 contacts
• Gestion d'événements et de formations : Inscriptions en ligne, billetterie, suivi, certificats automatiques
• API ouvertes : Intégrations avec outils métier (comptabilité, réseaux sociaux, CRM)

« La fonctionnalité Newsletters de Yapla nous a permis de monter en puissance et de communiquer de façon plus régulière avec notre communauté tout en structurant notre stratégie et notre ligne éditoriale ! »

L'accompagnement Services Professionnels Yapla : l'ingrédient secret

L'ARCES n'a pas juste acheté un logiciel. Ils ont investi dans un accompagnement sur-mesure. C'est ce qui explique leur réussite là où d'autres associations auraient galéré pendant des mois.

Phase 1 : Configuration experte (au lieu de tâtonner)

Le défi : Les statuts de l'ARCES imposent des conditions d'adhésion complexes (catégories multiples, validations par établissement, quotas, etc.)

Ce qui a été fait par l'équipe Yapla :

• Audit complet des besoins et processus d'adhésion
• Configuration des formulaires d'inscription sur-mesure
• Mise en place des workflows de validation
• Paramétrage des grilles tarifaires (réductions, quotas)
• Configuration des rôles et permissions

« Pour être conforme aux statuts, il faut respecter de nombreuses conditions. Les Services Professionnels Yapla ont traduit nos contraintes en configuration technique. Sans eux, même si Yapla est très intuitif, on aurait mis des mois et on aurait sûrement fait des erreurs.»

Phase 2 : Intégration Jamespot développée clé en main

Le défi : Connecter le réseau social privé (Jamespot) au système Yapla pour automatiser les accès et supprimer les 2h/jour de travail manuel.

Ce qui a été développé :

• Activation automatique des comptes Jamespot dès validation de l'adhésion
• Synchronisation en temps réel des données membres
• Gestion des permissions selon le type d'adhésion
• Suppression de 100% du travail manuel

« L'intégration avec Jamespot était critique pour nous. Yapla a développé l'API custom en 6 semaines, inclus dans l'accompagnement. Un prestataire externe nous aurait coûté 25-30K€ et pris 6 mois et nous aurait rendy davantage dépendant. Le retour sur investissement des Services Professionnels Yapla était évident.»

Phase 3 : Migration des données sécurisée

• Le défi : Migrer +3 500 contacts depuis Excel sans perte ni erreurs.
• Solution : Data specialists Yapla ont géré l'extraction, le nettoyage et l'import avec aucune perte de données.

Phase 4 : Formation structurée pour adoption rapide

• Le défi : Former l'équipe à utiliser Yapla efficacement.
• Solution : Formation sur-mesure, équipe autonome en 3 semaines (vs 12-18 mois en autodidacte).

« La formation Yapla a fait la différence. Ils ne nous ont pas montré comment utiliser l'outil, ils nous ont formés sur comment optimiser NOS processus avec l'outil. On est devenus autonomes sur l'outil très rapidement.»

Les résultats : Impact mesurable et croissance durable

1. Engagement des membres multiplié par 3

• Plus d'ouvertures et de lectures des communications
• Plus de participations aux formations et événements
• Plus d'interactions sur le réseau social privé
• Plus de membres qui reviennent régulièrement

2. Piloter la stratégie au lieu de faire de l'administratif

• De nombreuses heures économisées : Adhésions automatisées, Activation réseau social automatique, Communications simplifiées, Gestion événements fluidifiée 
• Temps gagné réinvesti dans des actions qui multiplient l'impact
  • Nouveaux programmes de formation
  • Développement des partenariats
  • Animation de la communauté de manière proactive

3. Activité opérationnelle fiabilisée avec une base de données centralisée et exploitable

« Yapla nous a permis de franchir un cap. Aujourd'hui, on gère une communauté de 140 établissements avec la même équipe qu'avant, mais avec beaucoup moins de stress et beaucoup plus d'impact.»