Come passare all'iscrizione online per la tua associazione?

Il digitale può sembrare una montagna insormontabile quando siamo abituati a gestire tutto con moduli cartacei, file PDF da compilare o contanti passati di mano in mano tra i volontari.

Eppure, fare il primo passo è più semplice di quanto pensi e l'impatto è immediato: basta proporre l'iscrizione e il pagamento online.

Che tu debba raccogliere le quote associative o gestire l'accesso a servizi come la piscina, il bar del circolo o un'escursione organizzata, i benefici per la tua associazione sono istantanei. Adottando un unico link per le iscrizioni, passi a una gestione centralizzata e sicura. I dati e i pagamenti si sincronizzano automaticamente: è la fine del lavoro manuale e dei faticosi controlli incrociati tra fogli sparsi e cassa contanti.

Inoltre, permettendo ai tuoi soci di inserire e aggiornare i propri dati, avrai una base dati sempre affidabile e aggiornata. Per la tua comunità è un’esperienza fluida e per te un risparmio di tempo prezioso per concentrarti su ciò che conta davvero: i progetti della tua associazione!

In questo articolo ci concentreremo sulla sfida più comune: la gestione dei soci. Se lavori ancora con moduli cartacei o file manuali, questa guida è la tua tabella di marcia.

1. Prepara il "terreno": raggruppa e organizza i tuoi contatti

L'obiettivo di questa prima tappa è semplice: mettere ordine tra i tuoi contatti per ottenere una lista unica, pulita e pronta all'uso.

Sia che le informazioni sui tuoi soci siano sparse su più supporti, raggruppate in un file che merita una rinfrescata, o magari già perfettamente gestite su un Excel (complimenti!), questa fase è la base che semplificherà tutto il resto!

• Raccogli i contatti: recupera nomi ed email da rubriche, fogli Excel e archivi cartacei.
• Prepara il tuo file "centrale": usa un foglio di calcolo (Excel o Google Sheets) con colonne chiare, come per esempio: Nome, Cognome, Email, Data di nascita e Data scadenza quota.
• Fai pulizia: elimina i duplicati. Una base dati pulita è il segreto per una comunicazione efficace.

Approfittane per individuare ciò che ti manca oggi: quali informazioni ti aiuterebbero a coinvolgere meglio i tuoi soci e donatori domani?

Il consiglio dell'esperto: inizia in modo semplice con le informazioni indispensabili... ma tieni a mente 2 o 3 informazioni "bonus" che vorresti raccogliere in futuro (es: compleanno, rinnovo) per poter automatizzare e personalizzare la tua comunicazione. Ad esempio, con la data di nascita, puoi automatizzare un'email di "Buon compleanno" ai tuoi donatori: crei un legame anche al di fuori del periodo di raccolta fondi!

Scarica il nostro Modello Excel per il Database Soci: Una struttura pulita per copiare/incollare i tuoi contatti senza errori.

2. Lancia e condividi la tua pagina di adesione online

È qui che avviene la magia e inizierai a sentire un vero sollievo!

Il tuo modulo online agisce come un vero e proprio "volontario digitale" che garantisce una reperibilità 24 ore su 24 per la tua associazione. Immagina: questo "volontario" accoglie i tuoi soci, raccoglie le loro informazioni e gestisce i pagamenti al posto tuo.

Il meccanismo è semplicissimo: non appena un socio conferma l'iscrizione online, le sue informazioni vengono registrate automaticamente nella tua lista soci centralizzata. Riceve in automatico un'email di conferma iscrizione con la ricevuta (e la ricevuta fiscale, se necessaria) e anche tu ricevi una notifica, se lo desideri.

Non dovrai più decifrare grafie illeggibili o passare le serate a ricopiare dati in un Excel: la tua lista soci si autoalimenta in tempo reale. Tutto è già ordinato, sicuro e aggiornato!

Come fare concretamente?

• Ricrea il tuo modulo cartaceo o PDF in versione web: usa una piattaforma come Yapla per trasformare i tuoi campi cartacei in moduli digitali in pochi clic.

• Attiva il pagamento con carta: è il cambiamento più grande. Permettendo il pagamento online, eviterai di dover rincorrere i soci per i pagamenti in sospeso e azzererai gli errori di cassa legati ai contanti

• Importa il tuo storico: una volta creato l'account, importa il tuo file Excel preparato al punto 1. Il tuo database è ora vivo e centralizzato.

• Lancia la tua prima newsletter: invia un'email a tutti i tuoi contatti per annunciare il link della nuova pagina di adesione.

3. Coinvolgi il tuo consiglio direttivo e i soci nell’avventura

Il digitale è solo uno strumento: sei tu, insieme ai tuoi collaboratori, a farlo vivere! Per avere successo, è fondamentale che tutti capiscano il valore di questo cambiamento.

• Spiega il "perché" internamente: rassicura il consiglio direttivo, il team e i volontari. Mostra loro che le ore risparmiate a ricopiare moduli o a gestire contanti saranno reinvestite nelle attività che amano: i progetti e le azioni dell'associazione.

• Crea una piccola "scheda promemoria": non serve un manuale complicato. Basta un foglio che spieghi ai collaboratori: "D'ora in poi, per iscrivere un socio o rinnovare una tessera, inviamo questo link".

• Informa e rassicura anche i soci: spiega loro che il pagamento online è totalmente sicuro. Sottolinea soprattutto il vantaggio per loro: ricevono la conferma e la ricevuta fiscale istantaneamente nella loro casella di posta.

4. Il tocco finale: automatizza i rinnovi delle adesioni

È qui che il passaggio al digitale rivela tutto il suo potenziale. Contrariamente al sistema PDF / carta / Excel dove bisogna ricominciare tutto ogni anno, Yapla si ricorda dei tuoi soci!

• Zero solleciti manuali: puoi attivare il rinnovo automatico delle adesioni e programmare email automatiche (es: 30 giorni prima della scadenza) che invitano i tuoi soci a rinnovare la quota con un clic.
• Rinnovo semplificato: i tuoi vecchi soci non devono reinserire tutto, le loro informazioni sono già presenti. Questo semplifica il loro percorso e garantisce la loro fedeltà.
• Gestisci con serenità: durante il periodo dei rinnovi, vedi in tempo reale chi è in regola con la quota associativa!

Le tue risorse per iniziare

• Crea il tuo modulo d'iscrizione gratuitamente
• Scarica il nostro Modello Excel per il Database Soci 
•  Le basi di Yapla (Academy): impara a navigare sulla piattaforma e configura il tuo account per essere pronto a partire in pochi clic!
• Tutti i nostri webinar tematici: scopri i nostri webinar in programma e on-demand per esplorare altri temi legati alla vita associativa e continuare a formarti secondo i tuoi ritmi.