Comment passer à l’inscription en ligne pour son OBNL ?

Le numérique peut être perçu comme une montagne quand nous avons l’habitude de fonctionner au papier, avec des chèques ou des fichiers Excel transmis de main en main. Pourtant, au Canada, la transition numérique n'est plus une option mais une nécessité pour la pérennité des OBNL.

Un premier pas, à la fois simple et extrêmement porteur d’impact, consiste à proposer l’inscription et le paiement en ligne. Que ce soit pour collecter les cotisations, gérer des activités ou vendre des billets, les bénéfices sont immédiats : fin de la double saisie, données fiables et trésorerie sécurisée.

1. Préparez le "terrain" : regroupez vos contacts

L'objectif est de passer de la dispersion à la centralisation. Une base de données saine est le secret d'une communication réussie.

• Rassemblez tout : Allez chercher les noms et emails dans vos carnets et archives papier.
• Uniformisez : Utilisez un tableur avec des colonnes claires (Nom, Prénom, courriel, Date de fin d'adhésion).
• Nettoyez : Supprimez les doublons pour éviter d'irriter vos membres avec des envois multiples.
• Le conseil d'expert : Ne surchargez pas votre premier formulaire. Commencez par l'essentiel, mais prévoyez un champ "date d'anniversaire" pour automatiser un courriel de vœux et renforcer le lien émotionnel avec vos donateurs.

2. Lancez et partagez votre page d’adhésion en ligne

Votre formulaire en ligne agit comme un bénévole numérique disponible 24h/24. Dès qu'un membre s'inscrit :

1. Ses informations s'ajoutent automatiquement à votre liste.
2. Il reçoit instantanément sa facture ou son reçu fiscal.
3. Vous êtes notifié du paiement sans avoir à vérifier votre compte bancaire.

Comment s'y prendre ? 

Utilisez une plateforme comme Yapla pour transformer vos formulaires PDF en pages web interactives en quelques clics. 

Activez le paiement par carte pour éviter les relances de chèques impayés.

3. Embarquez votre équipe et vos membres dans l’aventure

Le changement peut susciter des craintes. Pour les lever :

• Valorisez le gain de temps : Expliquez que les heures économisées sur la saisie manuelle seront réinvesties dans les projets de l'association.
• Rassurez sur la sécurité : Les paiements en ligne via Yapla sont sécurisés et permettent aux membres de recevoir leurs documents officiels instantanément.

4. La cerise sur le gâteau : automatisez vos renouvellements

C’est ici que vous brisez le cycle de la gestion d'urgence. Contrairement au papier, le système se souvient de vos membres.

• Zéro relance manuelle : Programmez des emails automatiques 30 jours avant l'échéance.
• Parcours simplifié : Vos membres n'ont pas à tout ressaisir, ce qui augmente radicalement le taux de rétention.

Le saviez-vous ?

Plus de 100 000 OBNL utilisent déjà Yapla pour simplifier leur quotidien. Que vous soyez une petite organisation ou une fédération, il existe un forfait adapté, incluant une option "Gratuit à vie" pour collecter 100% de vos paiements sans frais de transaction grâce aux contributions volontaires.

Vos ressources pour démarrer

• Créer votre compte gratuitement
• Consulter l'Académie Yapla pour vos premiers pas
• Découvrir le service Digital Kickstart : Votre plateforme prête en 10 jours avec nos experts.
   

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Catherine Thibault, Responsable du développement, Canada