Dal cartaceo al digitale: come una piccola ASD ha organizzato la sua gestione con strumenti online

Quando è stata fondata l'ASD Arbor Vitae a fine 2024, l'attenzione era rivolta soprattutto all'avvio delle attività sportive dedicate alle arti marziali. Come accade a molte associazioni appena costituite, la gestione amministrativa iniziale si basava su strumenti semplici e manuali: moduli cartacei, fogli Excel e procedure costruite progressivamente.

« Ho iniziato impostando tutto da zero, cercando soluzioni man mano che emergevano le necessità. »
Presidente dell'ASD Arbor Vitae

A distanza di alcuni mesi dall'introduzione di strumenti digitali, la gestione dell'associazione risulta oggi più ordinata e meno dispendiosa in termini di tempo.

La sfida: Excel, carta e caos

Nei primi mesi, con circa 40 soci, la raccolta dei dati, la verifica dei consensi, l'emissione delle ricevute e la comunicazione richiedevano un impegno significativo. Il foglio Excel veniva aggiornato frequentemente, i moduli cartacei richiedevano controlli ripetuti e i pagamenti arrivavano tramite canali diversi.

« All'inizio ci si perdeva davvero tanto tempo: rivedere sempre gli stessi dati e aggiornarli a mano era estenuante. »
Presidente dell'ASD Arbor Vitae

Anche la gestione dei documenti, come certificati, consensi e scadenze, richiedeva attenzione costante, come accade in molte realtà associative che operano senza strumenti digitali.

Come l'ASD Arbor Vitae è arrivata a conoscere Yapla

La conoscenza di Yapla non è arrivata tramite una ricerca specifica, ma attraverso una segnalazione ricevuta alcuni mesi dopo l'apertura del conto corrente associativo presso Crédit Agricole. L'informazione è stata tenuta da parte come opportunità da approfondire quando la gestione amministrativa avrebbe richiesto strumenti più strutturati.

« Nei primi mesi non c'è stato il tempo di approfondire nuove soluzioni. La piattaforma è stata ripresa in considerazione solo più avanti, quando si è iniziato a valutare la gestione dei pagamenti e degli strumenti già attivati. »
Presidente dell'ASD Arbor Vitae

Nel frattempo era stato attivato un POS fisico, poi restituito quando si è verificato che la piattaforma permetteva già di raccogliere pagamenti online in modo più semplice e centralizzato.

L'adozione è avvenuta in modo graduale e autonomo, attraverso video tutorial, documentazione online e alcuni confronti con il supporto tecnico per chiarire dubbi o correggere configurazioni iniziali.

« Come per ogni nuovo strumento, c'è una fase di apprendimento. Una volta compreso il funzionamento, l'utilizzo diventa più fluido e richiede meno tempo. »
Presidente dell'ASD Arbor Vitae

La trasformazione digitale: un modulo alla volta

L'associazione ha introdotto la piattaforma passo dopo passo, iniziando dagli aspetti più urgenti e osservando l'impatto delle singole funzionalità sulla gestione quotidiana.

Iscrizioni e dati membri

L'introduzione del modulo di adesione online ha permesso di raccogliere i dati dei soci in modo più strutturato e coerente. I consensi vengono registrati in modo ordinato e le informazioni risultano più facilmente consultabili.

« Ora la gestione dei dati è molto più lineare e ci richiede meno interventi manuali. »
Presidente dell'ASD Arbor Vitae

Pagamenti senza contanti

La possibilità di ricevere pagamenti tramite carta o bonifico ha ridotto l'uso di contanti e semplificato l'emissione delle ricevute, che ora avviene in modo più standardizzato.

Il sito web dell'associazione

L'associazione ha realizzato il proprio sito utilizzando gli strumenti disponibili, ottenendo un risultato funzionale e coerente con le proprie esigenze, senza necessità di competenze tecniche avanzate.

Newsletter al posto di WhatsApp

La comunicazione con i soci è stata uno degli ambiti in cui il cambiamento si è fatto sentire maggiormente. In precedenza, l'associazione utilizzava un canale broadcast su WhatsApp, che non sempre garantiva la certezza della consegna dei messaggi e non permetteva di distinguere in modo netto tra comunicazioni personali e comunicazioni istituzionali.

L'introduzione della newsletter ha permesso di organizzare meglio gli avvisi e di gestire in modo più chiaro le comunicazioni formali, come le convocazioni e le informazioni operative.

« Per la convocazione dell'assemblea generale, la conferma di ricezione è stata particolarmente utile rispetto ai metodi manuali utilizzati in passato. »

Gestione degli eventi e delle gare

I moduli dedicati agli eventi permettono ai soci di iscriversi autonomamente, riducendo la gestione manuale delle liste e dei pagamenti. Questo ha semplificato la preparazione delle attività e migliorato la chiarezza delle informazioni.

I risultati: tempo liberato per quello che conta

La digitalizzazione ha ridotto il tempo dedicato alle attività amministrative, permettendo di concentrare maggiori energie sulla didattica, sulla programmazione dei corsi e sulle iniziative dell'associazione.

« Quest'anno ho potuto dedicare più tempo a progetti che avevo dovuto mettere da parte nei mesi iniziali. »
Presidente dell'ASD Arbor Vitae

La gestione risulta oggi più ordinata, prevedibile e meno soggetta a errori, con un impatto positivo sulla qualità del lavoro e sulla serenità organizzativa.

Prossimi passi

L'associazione intende approfondire ulteriori funzionalità della piattaforma, come donazioni, merchandising e strumenti formativi, valutando di volta in volta ciò che può essere utile senza introdurre complessità non necessarie.

Solène di Yapla