Da Excel e PayPal a Yapla: come PoliSpace ha semplificato la gestione di 350+ soci

Settore: Associazione studentesca •  Offerta: Base Offerta Crédit Agricole  •  Sede: Milano

PoliSpace è la più grande associazione studentesca aerospaziale del Politecnico di Milano: oltre 350 soci attivi, più di 200 alumni e sei anni di attività. Progettano un CubeSat da lanciare nello spazio, un rover arrivato in finale all'European Rover Challenge e una sottotuta per attività extraveicolari. Un'organizzazione che, per stessa ammissione dei suoi responsabili, funziona « come una piccola PMI ». Con Yapla ha centralizzato soci, quote, eventi e shop in un'unica piattaforma, eliminando Excel, le commissioni di PayPal ed Eventbrite.

Risultato:

• gestione di soci, quote, eventi e merchandising centralizzata in un'unica piattaforma;
• iscrizione autonoma dei soci, senza più migrazioni manuali per il team IT;
• operativi in appena 9 giorni dall'attivazione dell'account.

Il progetto: un'associazione che costruisce satelliti

PoliSpace è la prima e più grande associazione studentesca aerospaziale del Politecnico di Milano. In sei anni di attività ha riunito una community di oltre 350 soci attivi e più di 200 alumni, per la maggior parte ingegneri aerospaziali, ma aperta anche ad altre discipline. I suoi progetti raccontano bene l'ambizione tecnica:

• un CubeSat, piccolo satellite progettato e sviluppato dagli studenti, da lanciare nello spazio;
• un rover che partecipa all'European Rover Challenge, arrivato in finale;
• una sottotuta per attività extraveicolari, per monitorare i parametri corporei degli astronauti.

Con 350 persone da coordinare, portate avanti interamente da studenti volontari, servivano strumenti e organizzazione. Ma dietro ai progetti spaziali c'era, fino a poco tempo fa, una gestione molto più terrestre.

La sfida: Excel, PayPal e verifiche fatte a mano

Fino al 2024, PoliSpace gestiva tutto « un po' in modo fai da te ». Il CRM era un foglio Google Sheets con la lista dei membri, i dati e lo status delle quote associative. Controllare chi aveva pagato e chi no, compito del tesoriere, richiedeva tempo e confronti manuali mese per mese.

Le quote si incassavano via PayPal, con un plugin sul sito, oppure via bonifico. Il problema principale erano le commissioni: circa il 3,5% su ogni transazione. Per un'associazione non profit, in cui le quote sono una parte importante dei fondi, quella percentuale pesava.

« Su ogni membership da 15 euro ce ne arrivavano 12 o 13. Con 150 e più membri, a fine anno diventa una bella parte di soldi che non arriva. »
Easha Tahzeen, Presidente di PoliSpace

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Una mail dalla banca, e in 9 giorni erano operativi

La scoperta è arrivata da un dettaglio semplice. PoliSpace ha il conto con Crédit Agricole e, quando è arrivata una mail che annunciava l'apertura della piattaforma Yapla, l'interesse è stato immediato: qualsiasi cosa potesse far risparmiare a un'associazione studentesca meritava un'occhiata. La piattaforma è infatti gratuita per chi ha un conto Crédit Agricole.

«  Era arrivata una mail che annunciava questa piattaforma. Ci siamo subito interessati: se c'è qualcosa che ci può far risparmiare, noi aderiamo. Quando avete lanciato, ci siamo iscritti quasi subito. »
Easha Tahzeen, Presidente di PoliSpace

Da lì, l'impatto è stato rapido: appena 9 giorni tra la creazione dell'account (settembre 2024) e la prima transazione. Un paio di mesi di transizione sono serviti per prendere confidenza con la piattaforma e migrare i membri dal vecchio database Excel, un passaggio gestito dal team IT.

«  Ad oggi ogni membro nuovo si fa il suo account da solo. Non dobbiamo più fare le migrazioni: questo toglie parecchio lavoro all'IT, che non deve più creare l'account per ogni singola persona. »
Easha Tahzeen, Presidente di PoliSpace

Non solo il tesoriere: uno strumento per tutta l'associazione

Gestione soci e quote

La vista in tempo reale sullo status di ogni socio ha sostituito le estrazioni CSV e i confronti manuali. Il periodo di grazia è configurabile, così una scadenza non genera automaticamente problemi. E il beneficio non riguarda solo la tesoreria: anche i team HR ed eventi usano la piattaforma.

« Sarò sincero: non mi posso nemmeno immaginare com'era prima. È super funzionale, molto facile da capire. Sono entrato come tesoriere a dicembre e già dopo la prima settimana ero super attivo; mi è bastato un mesetto per padroneggiare tutte le particolarità. Fa risparmiare veramente tanto tempo a un tesoriere, ma sarebbe utilissimo anche per qualsiasi ruolo di gestione finanziaria, delle membership o per l'HR. »
Tommaso, Tesoriere di PoliSpace

Eventi: addio Eventbrite

PoliSpace organizza feste, webinar e conferenze. Prima usava Eventbrite; oggi gestisce tutto su Yapla. Il vantaggio decisivo è l'accesso riservato agli eventi: molti sono solo per i soci, e l'opzione di login sul biglietto impedisce che il link circoli liberamente.

«  Tanti eventi sono riservati ai membri. Con l'opzione di login non si può girare il link in giro: solo la persona con l'account può prendere il biglietto. »
Easha Tahzeen, Presidente di PoliSpace

Merchandising e incassi centralizzati

Quest'anno l'associazione ha fatto quasi tutta la campagna merchandise su Yapla, con la funzionalità shop. Ma il valore più grande è avere un unico punto di raccolta per ogni entrata.

«  l fatto di poter ritirare tutte le nostre entrate da un unico punto (quote associative, merchandising, biglietti degli eventi) è molto comodo: raccogliamo tutto in un posto e non riceviamo bonifici da persone diverse »
Easha Tahzeen, Presidente di PoliSpace

Integrazione con il sito esistente

Il sito di PoliSpace è su WordPress, con server Microsoft Azure. Aggiungere i moduli Yapla (adesione, shop) è stato semplice, senza interventi complessi da parte del team IT.

«  Queste integrazioni sono state molto facili, anche lo shop l'abbiamo integrato direttamente nel nostro sito. Il fatto che sia semplice è un bene: nessuno, soprattutto in periodo d'esami, ha voglia di stare lì a smanettare. »
Easha Tahzeen, Presidente di PoliSpace

Il risultato: gestione semplice, soddisfazione al massimo

In circa 20 mesi, PoliSpace ha centralizzato su Yapla la gestione di oltre 350 soci attivi, con centinaia di transazioni e di iscrizioni tra quote, eventi e shop. Al di là dei numeri, il cambiamento è nella semplicità percepita da chi vende e da chi acquista.

« Prima creare un evento per vendere un prodotto era complicato. Adesso è super facile sia per noi che per il cliente: c'è la pagina, tu vai, paghi e sei a posto. »
Tommaso, Tesoriere di PoliSpace

Il messaggio alle altre associazioni

PoliSpace lo dice con la sincerità di chi gestisce un'organizzazione da 350 persone a titolo volontario, tra un esame e l'altro: digitalizzare vale la pena, e non serve essere esperti.

«  Essendo clienti Crédit Agricole possiamo usare il piano base senza pagare un'integrazione. È uno dei motivi principali per cui lo usiamo: da associazione non profit fatta di studenti, ci permette di risparmiare tanto. »
Easha Tahzeen, Presidente di PoliSpace

Solène di Yapla