Centraliser sa gestion associative : gagner du temps et fiabiliser ses données

Pour beaucoup d’OBNL, le numérique s’est construit pas à pas. Vous avez sans doute choisi un outil spécifique pour vos adhésions, un autre pour vos collectes, et peut-être encore un autre pour envoyer vos infolettres ?

Au début, c’est une excellente solution pour démarrer vite. Avec le temps et le développement de vos activités, jongler entre plusieurs outils peut devenir un défi quotidien, une source de stress et même d'erreurs potentielles.

On finit par passer des heures à faire des imports et des exports, à réconcilier des fichiers qui ne se ressemblent pas, tout en se demandant quelle liste est réellement à jour. À ce stade, on en vient parfois à se demander si le numérique nous aide vraiment ou s’il finit par nous freiner.

Si vous arrivez à ce stade de réflexion, c’est en réalité une excellente nouvelle : cela signifie que votre OBNL se structure. Vous êtes prêts à franchir une nouvelle étape.

Ce passage vers une gestion plus centralisée et sécurisée ne se fait pas du jour au lendemain, mais ce n'est pas aussi complexe qu'il n'y paraît.

Nous sommes justement là pour vous guider !

Ils l’ont fait et ils témoignent

Organisation institutionnelle IDU : « Grâce au tout-en-un, notre base de données et notre site web communiquent : le répertoire des membres se met à jour automatiquement à chaque nouvelle adhésion, sans aucune intervention manuelle. » Louis-Philippe, Directeur des opérations de l’IDU

Pour aller plus loin, découvrez notre article dédié à la transformation numérique des associations, illustré par des retours d’expérience concrets.

Jongler entre plusieurs outils : un équilibre qui finit par coûter cher

C’est un constat que nous partageons avec beaucoup d’OBNL : au début, on choisit des outils séparés pour répondre à l'urgence. Un logiciel pour les adhésions, un autre pour les courriels, un troisième pour la comptabilité...

Mais à mesure que vous grandissez, ce système montre quelques limites. Ce n'est pas seulement une question de fatigue ou d'énergie, c'est aussi :

• Un coût financier réel : Accumuler les abonnements payants finit par peser lourd dans le budget de l'organisation.
• Des risques juridiques : Vos données sont éparpillées. Assurer la conformité (gestion des consentements, protection des renseignements personnels selon la Loi 25, suppression des données) devient un casse-tête risqué.
• Une perte de fiabilité : Entre deux exports Excel, on finit par travailler sur des listes périmées. On envoie un appel à cotisation à quelqu'un qui a déjà payé, ou pire, on oublie un donateur fidèle.

Quelles sont vos options pour franchir le pas ?

Selon le temps que vous pouvez y consacrer, votre budget et votre aisance avec les outils numériques, plusieurs solutions flexibles s’offrent à vous. L’objectif est de vous construire un écosystème numérique complet, sécurisé et structurant pour l'organisation, qui centralise toutes les informations et automatise les tâches redondantes et chronophages.

Option 1 : La migration complète pour repartir sur de bonnes bases

Pour repartir sur de bonnes bases avec une approche structurante

C’est le choix des OBNL qui veulent dire "au revoir" définitivement au bricolage. Ici, on ne cherche pas simplement à configurer un outil de plus : on remet votre organisation actuelle à plat pour voir ce qui fonctionne ou non par rapport à vos objectifs.

Pour un projet aussi structurant, la plupart des organisations choisissent d'être épaulées par des experts, comme nos Services Professionnels. Ils ne font pas que de la technique ; ils vous aident à repenser votre fonctionnement pour que l'outil serve réellement votre stratégie.

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Les grandes étapes de l'accompagnement :

1. Audit & analyse : Nous analysons comment votre organisation fonctionne et quels sont vos objectifs réels. On définit ensemble ce qu'il faut garder ou faire évoluer (gestion des adhésions, événements, collecte de dons, comptabilité, site web, communications, etc.).
2. Plan d'action : Nous vous proposons une structure cible où chaque brique communique nativement avec les autres.
3. Déploiement : Nous configurons votre nouvel écosystème numérique et migrons vos données ensemble.

C’est un accompagnement méthodique, généralement sur plusieurs mois. À l'arrivée, vous récupérez une plateforme où tout est synchronisé et vos équipes sont formées. Vous pouvez enfin vous concentrer à 100 % sur votre mission. 

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Option 2 : La transition par étapes

Pour prioriser les besoins les plus urgents et avancer étape par étape sans tout bousculer

Il n’est pas toujours nécessaire de tout révolutionner d'un coup ! Certaines OBNL préfèrent prioriser la migration du morceau le plus critique : celui qui fonctionne le moins bien, qui génère le plus de frustration ou qui coûte le plus cher en temps et en argent.

Prenons l'exemple d'un organisme dont la mission est de favoriser le lien social à travers des ateliers et des événements réguliers. Avant de centraliser sa gestion, l'équipe jongle entre un logiciel pour les adhésions, un autre pour les événements, et une plateforme tierce pour les dons. La comptabilité se faisait sur Excel, mêlant paiements en ligne, chèques et espèces reçus lors des ateliers. Leur site web, bien qu'existant, se fait un peu vieillissant et ne permet pas de s’inscrire aux activités.

Voici comment une structure de ce type peut avancer, étape par étape, avec Yapla :

• La priorité : Unifier les entrées d’inscriptions et de paiements. L’enjeu est de rassembler toutes les sources d’inscriptions (adhésions, ateliers, dons) au même endroit. En consolidant ces données sur une base unique, l’organisation sécurise ses informations et peut supprimer plusieurs abonnements payants pour n'en garder qu'un seul. Le gain est immédiat : plus besoin de vérifier manuellement qui est à jour de sa cotisation avant de valider une inscription à une conférence.
• La comptabilité : Automatiser pour libérer le trésorier. À chaque inscription ou don, les écritures comptables se génèrent automatiquement sur Yapla, tout comme les factures et les reçus fiscaux. Le trésorier accède à des rapports comptables toujours à jour sans aucun effort de saisie. Il peut alors quitter ses tableurs pour se concentrer sur l'optimisation des budgets ou la recherche de nouveaux financements.
• La communication : Une migration fluide et réfléchie. Au début, l'organisation peut tout à fait conserver son outil de courriels habituel le temps de stabiliser sa base de membres. Une fois prête, elle migre ses communications vers Yapla pour profiter de la synchronisation totale : ses listes de contacts sont déjà là, prêtes à l'emploi. Ce temps gagné permet de passer à une communication plus personnalisée, comme l'envoi automatique d'un message pour l'anniversaire d'un membre.
• Le site web : Le coup de pinceau final. L’organisation maintient son site actuel durant les premières étapes. Puis, quand le besoin de renouveau se fait sentir, elle profite de l'outil de site web intégré à Yapla. En utilisant les modèles à disposition, elle crée un site moderne où sa page d’adhésion et son catalogue d’événements s’affichent nativement. À cette étape, des experts Yapla sont toujours disponibles pour offrir une formation ou une aide ponctuelle à la configuration.

Cette approche permet de voir des résultats concrets très rapidement sans tout bousculer. Comme on dit souvent : Rome ne s’est pas construite en un jour ! 

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L’essentiel : vous n’êtes jamais seul dans cette aventure.

Que vous souhaitiez un projet global ou avancer étape par étape, nous sommes là pour vous soutenir :

• Réservez votre démo : Échangez avec un expert pour voir comment Yapla peut s'adapter à votre cas précis.
• Créer mon compte Yapla : Le meilleur moyen de tester la puissance de la centralisation est de commencer à l’explorer vous-même.
• L’Académie Yapla : Apprenez à naviguer sur la plateforme et configurez votre compte pour être prêt à démarrer en quelques clics.
• Tous nos webinaires thématiques : Découvrez tous nos webinaires à venir et à la demande pour explorer d’autres sujets qui touchent à la vie associative et continuer à vous former à votre rythme.

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Catherine Thibault, Responsable du développement, Canada