4 façons de réduire les coûts administratifs de son association grâce au numérique

Dépenser moins pour ses outils 

Chez Yapla, nous avons décidé de rendre notre plateforme de gestion tout-en-un pour OBNL disponible en ligne et non via l’installation d’un logiciel.
Pourquoi ? Entre autre parce que c’est un modèle qui permet de rendre notre plateforme plus abordable. Et ce n’est pas seulement vrai pour notre plateforme : en général, les solutions en ligne sont moins chères à utiliser, à mettre en place et à maintenir pour les associations. Ils en existent pour toutes les applications: pour gérer la comptabilité, pour stocker ses données, pour les relations clients, pour les ressources humaines …

Comment se fait-il que c’est moins cher ? En général, deux facteurs jouent : une solution en ligne ne nécessite pas (ou peu) d’achat de matériel. Par exemple, avant l’infonuagique, il fallait stocker toutes ses données membres et donateurs dans son ordinateur et il fallait en plus se munir de disques durs. Autre exemple, créer une infolettre coûte moins cher qu’un bulletin papier, tout simplement parce que la première requiert uniquement une application d'édition et d'envoi alors que le deuxième doit être imprimé en plus.

Pour réduire vos coûts administratifs, optez donc pour des solutions en ligne qui vous permettront de fournir le même niveau de service tout en économisant. 

Permettre à son équipe d'accomplir plus 

Certaines des solutions numériques disponibles aux OBNL mettent l’accent sur l’automatisation des tâches administratives. Ces outils réduisent vos frais généraux indirectement en rendant votre équipe plus efficace.  

Chez Yapla par exemple, notre système envoie automatiquement une communication personnalisée avec un reçu fiscal ou une facture aux donateurs, aux membres ou encore aux participants. Votre équipe passe alors moins de temps à faire des suivis manuellement. Ainsi, nous avons vu des organismes diminuer de presque de moitié leur budget alloué à l’administratif.
Autre exemple, notre application Comptabilité permet de consolider automatiquement les transactions (dons ou achat de billet par exemple) ce qui fait sauver des centaines d’heure au comptable en lui évitant de créer manuellement des factures nominatives.

Dans ce cas, la stratégie pour limiter ses coûts vient en fait d’une vision d’efficacité : votre équipe accomplit plus, avec les mêmes ressources financières et dans le même temps. Les coûts sont sensiblement les mêmes pour des résultats supérieurs.

Mieux contrôler ses processus

Pour travailler sur l’efficacité de son OBNL, encore faut-il savoir quelles sont les opportunités pour devenir plus productif. Une façon d’identifier ces opportunités est de simplement demander à son équipe, une autre est de tirer partie des données que le numérique vous fournit. Avec la numérisation, les organisations gagnent une compréhension approfondie de leurs processus et l'impact de leurs initiatives. Par exemple : en passant d'une publication papier à une infolettre, une organisation a accès davantage d'information sur l'impact de son bulletin. Combien de personnes le lisent vraiment ? Sur quels liens cliquent-elles ? Est-ce que celà résulte en dons ? 
Le numérique donne donc l'occasion de réduire vos coûts en vous donnant les données nécessaires pour décider quelles initiatives ne devraient pas être reconduites. En se concentrant uniquement sur les activités qui vous aident vraiment à accomplir la mission de votre organisation, vous devenez plus en contrôle de vos processus.
Cependant, pour suivre cette stratégie, il faut savoir recueillir, analyser et gérer les données que produit son organisation. Nous avons créé un petit guide que vous pouvez consulter. 

Externaliser au maximum

Le numérique a permi le développement de solutions de collaboration et de communication en ligne : les communautés gravitant autour des associations et des fondations ont maintenant l'habitude d'avoir accès instantanément aux informations qu'ils cherchent. 
Par exemple, de nombreuses associations offre à leurs membres un dossier en ligne (c'est aussi le cas de Yapla). Cela permet au membre de mettre à jour lui même ses informations personnelles ou encore d’avoir accès à des informations administratives de base, sans avoir à communiquer avec l'organisme. Pour l’association, en externalisant la tâche administrative, on fait baisser les coûts tout en gagnant du temps ! 
Sur le long terme, il s'agit donc de trouver les outils qui vous permettront de rendre vos partenaires, donateurs ou encore membres, plus autonomes pour alléger votre charge de travail tout en améliorant leur expérience avec votre OBNL.

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Solène, chargée marketing